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Wie ein Veranstalter das PTKIV - System nutzen kann und welche technischen Voraussetzungen notwendig sind wurde in dem Handbuch

Schnelleinstieg in die elektronische Teilnehmererfassung

zusammengefasst.

Download:Schnelleinstieg in die elektronische Teilnehmererfassung
Diese Anleitung ist im Acrobat Reader Format (PDF) erstellt worden. Um diese Dokumente zu lesen benötigen Sie den kostenlosen Acrobat Reader, den Sie von der Internetseite www.adobe.de herunterladen können.


Nachfolgend werden die wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit der Teilnehmererfassung für Veranstalter beantwortet.

Ich möchte die Teilnehmer meiner Veranstaltung elektronisch melden. Was benötige ich für dafür?
    Um Ihre Teilnehmer elektronisch zu erfassen benötigen Sie folgende Ausstattung:
  • Einen Laser - Barcodeleser (auch Barcodescanner genannt) mit einer Lesebreite von mindestens 8cm. Dieser sollte das Barcodeformat 39 (manchmal auch 3of9 genannt) lesen können und mit Ihrem Notebook/PC kompatibel sein.
  • Ein Notebook oder einen PC mit Betriebssystem Windows 98, NT, 2000 oder XP
  • Einen Zugang zum Internet (Eine Verbindung währen der Erfassung ist nicht erforderlich!)
  • Das kostenlose Erfassungsprogramm Teppy, welches Sie hier herunterladen können


Wie läuft die Erfassung ab?
  • Zuerst müssen Sie einmalig die Erfassungssoftware Teppy von dieser Webseite herunterladen und installieren. In dem Handbuch "Schnelleinstieg in die Teilnehmererfassung" wird genau erklärt, wie das Programm installiert wird.
  • Nehmen Sie Ihren Laptop oder Ihren PC zu jeder Veranstaltung mit, deren Teilnehmer elektronisch erfasst werden sollen.
  • Schließen Sie den Barcodescanner an Ihren Laptop an und starten Sie die Teppy.
  • Tragen Sie die 19-stellige VeranstaltungsNummeR (VNR) in das entsprechende Feld ein und füllen Sie die angezeigten Felder aus.
  • Lesen Sie nun die Ausweise der Teilnehmer mit dem Barcodescanner nacheinander ein.
  • Lassen Sie alle Teilnehmer eines Ihrer Barcode-Klebeetiketten auf die Teilnehmerlisten aufbringen. Achten Sie dabei auch darauf, dass die Liste von den Teilnehmern unterschrieben und das Datenschutz - Kästchen angekreuzt wird.
  • Sind alle Teilnehmer erfasst, so speichern Sie die Daten über die entsprechende Schaltfläche im Programm.
  • Nach der Veranstaltung verbinden Sie Ihr Notebook mit dem Internet und rufen Sie das Programm "Teppy" auf. Laden Sie die während der Veranstaltung erfassten Daten.
  • Drücken Sie nun die Schaltfläche "Diese Daten zur Kammer übertragen". Ihr Internetbrowser öffnet sich und es wird die PTKIV-Webseite aufgerufen.
  • Hier geben Sie die TAN-Nummer ein, welche Sie mit Ihrem Akkreditierungsbescheid erhalten haben und laden die erfassten Daten auf den Server.
Damit ist der Meldevorgang abgeschlossen.
Eine genaue Schritt-für-Schritt - Anleitung finden Sie im Handbuch "Schnelleinstieg in die Teilnehmererfassung".

Auf meinem Akkreditierungsbescheid einer Veranstaltung steht keine 19-stellige VNR und keine TAN. Was kann ich tun, um meine Teilnehmer trotzdem zu melden?
In diesem Fall wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Kammer. Dort wird man Ihnen gerne neue Unterlagen mit den notwendigen Angaben und neuen Vorlagen zusenden.

Ich habe kein Notebook und kann meinen PC nicht mit zur Veranstaltung nehmen. Gibt es trotzdem einen Weg, meine Teilnehmer elektronisch zu melden?
Lassen Sie in diesem Fall jeden Teilnehmer wie gewohnt ein Barcodeetikett auf die Teilnehmerlisten kleben. Der darauf aufgebrachte Barcode ist identisch mit dem Barcode auf dem Fortbildungsausweis.
Sie können nach der Veranstaltung zu Hause an Ihrem PC mit der Teppy - Software und einem Barcodescanner jedes Barcodeetikett von der Teilnehmerliste einlesen und anschließend über das Internet melden.

Ist der Barcodescanner unbedingt erforderlich?
Die Teppy-Software ermöglicht es auch, die 15-stellige Einheitliche Fortbildungsnummer (EFN) der Teilnehmer über die Tastatur abzutippen.
Diese Vorgehensweise ist jedoch sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Anschaffung eines Barcodescanners wird dringend empfohlen.

Benötige ich während der Veranstaltung eine Verbindung ins Internet?
Nein, eine Verbindung während der Erfassung ist nicht erforderlich. Teppy speichert die Daten auf Ihrem Notebook. Wenn Sie später zu Hause, in der Praxis oder in Ihrer Dienststelle eine Internetverbindung haben, so können Sie die gespeicherten Daten laden und übertragen.